Rysowanie procesów w firmie to działanie, które w wymierny sposób może jej pomóc, może usprawnić jej działania, pozwolić na ich bezbłędny przebieg oraz uniknąć problemów i nieporozumień czy zaburzeń w komunikacji.

Jakie jest znaczenie rysowania procesów

Procesy rysuje się po to by żaden z pracowników i żaden z działów nie miał problemu z określeniem swojego miejsca w strukturze i swojego zakresu działań w tych ramach. Jednocześnie, rysowanie procesów może być bardzo pomocne przy późniejszym tworzeniu algorytmów funkcjonowania firmy.

Jak sprawnie i prawidłowo rysować procesy

Po pierwsze, trzeba określić zestaw ikon, które będą oznaczały poszczególne elementy procesu. Inna ikona będzie służyła określeniu działania, inna dokumentu, jeszcze inna decyzji. Zestaw ikon powinien być zebrany w jedno miejsce, wraz z legendą, która wyjaśni, co oznacza prostokąt, a co koło.

Kierunek i przebieg procesów to drugi element. Najlepiej oznakować je strzałką. Jeżeli od decyzji, zależnie od tego jaka zostanie podjęta, zależą działania, to trzeba pokierować strzałki prowadzące do odpowiednich ikon. Ważne, żeby ich oznakowanie było bezsporne i jednoznaczne.

Po trzecie, ikony trzeba opisać podając ich źródło, skąd pochodzi decyzja, dokument czy działanie i dokąd ma zmierzać. Trzeba też podać tytuł, szczególnie jeżeli chodzi o dokumenty.

Takie działanie wprowadza idealny porządek.